Tecnico

7 práticas ágeis para melhorar o desempenho no home office

Aumente a sua produtividade e otimize o trabalho em equipe

Já perdemos as contas em que dia da quarentena estamos, mas apesar do tempo em que nos encontramos neste contexto de pandemia de Covid-19 e de políticas de isolamento, ainda tem muitas empresas com dificuldades de adaptação ao home office. A Pluris está 100% remota e, por isso, queremos compartilhar com vocês sete práticas ágeis que podem melhorar o seu desempenho trabalhando de casa.

Sabemos que se adaptar ao momento não tem sido uma missão muito fácil. É normal que surjam falhas na comunicação e que a capacidade de concentração não esteja tão apurada. No entanto, existem práticas que podem auxiliar nesse processo!  

A Gestão Ágil está embasada no Manifesto Ágil, uma declaração de valores e princípios que fundamentam o desenvolvimento de software. Apesar do manifesto estar ligado ao setor de tecnologia, as práticas ágeis impactam positivamente empresas de diversos segmentos. Isso porque a cultura ágil trata de aspectos que vão muito além da rapidez, ela também está relacionada a trabalho em equipe, flexibilidade e foco no resultado.

Então, sem mais delongas, confira quais são as sete práticas ágeis que podem facilitar a sua vida neste momento:

1. Defina objetivos

Ter um norte no seu trabalho é essencial. Defina objetivos que podem ser metrificados para que você tenha certeza, no momento de análise, que sua meta foi realmente alcançada. A metodologia de OKRs (Objectives and Key Results ou objetivos e resultados-chave, no português) é bastante utilizada pelas empresas que adotam práticas ágeis. 

No momento de definir uma OKR é importante que você não coloque como objetivo algo muito fácil de alcançar, mas também é necessário estar de acordo com sua realidade. Lembrando que sua meta deve ser clara, transparente – para que todos os membros da equipe possam internalizá-la –, mensurável e condicionada a um determinado prazo.

2. Trabalhe com Sprints

Quando você tem um projeto de grande complexidade, é interessante dividir o seu trabalho em ciclos de igual duração. Ao fracionar as entregas, você determina que a cada certo período de tempo, um conjunto de atividades precisa ser finalizado. Essa prática facilita a mensuração da performance, dinamiza o trabalho e aumenta sua previsibilidade em relação ao andamento das atividades. Como a análise das entregas serão constantes, ficará muito mais fácil realizar ajustes e adaptações antes da conclusão efetiva do projeto.

É muito melhor se dar conta de que algo precisa ser aprimorado no momento da sua construção do que após toda sua finalização, pois isso implica desgaste de tempo e energia com um trabalho que precisa ser refeito. No caso do Scrum, framework muito utilizado na Gestão Ágil, esses ciclos de trabalho são chamados de Sprint. O ideal é que eles sejam curtos e não passem do período de um mês.

3. Tenha um Kanban on-line

O Kanban é um sistema visual que facilita a condução e a gestão do trabalho, por meio de cartões coloridos (famosos post-its) dispostos em um quadro, que pode ser tanto físico quanto digital. Criado originalmente na Toyota em um contexto industrial, hoje o método é aplicado em diversas empresas, devido às inúmeras vantagens que ele traz ao andamento dos projetos de uma equipe. 

Para construir o seu Kanban, você precisa de um quadro, cartões coloridos e ao menos três colunas: To do (a fazer), Doing (fazendo) e Done (feito). Cada cartão simboliza uma tarefa e ela se movimenta no quadro conforme o seu nível de execução. Essas três colunas são essenciais, mas você pode agregar mais algumas conforme à realidade da sua empresa. 

O Kanban traz muitas vantagens e entre elas se destaca a transparência, já que todos da equipe saberão o que cada membro está fazendo e em que etapa do trabalho se encontra. Outras vantagens são: maior organização das tarefas do dia e redução no tempo de dedicação para a finalização de uma atividade. Você vai ver que é extremamente satisfatório ir movendo os cartões até que todos estejam em Done!!

Algumas ferramentas digitais que podem ser utilizadas para o trabalho remoto são: Trello, Wekan, Wrike, Jira.

4. Faça as cerimônias do Scrum

Nós já falamos um pouquinho do Scrum por aqui, quando citamos as Sprints. O framework preza pela flexibilidade no processo de trabalho, destacando as vantagens da realização de ajustes em um projeto ainda em andamento. Para gerir as sprints (ciclos de trabalho), o Scrum indica a execução de algumas cerimônias:

Planning: reunião de planejamento do trabalho, em que você pode definir as atividades da Sprint. 

Daily: reunião diária de organização do time, na qual você pode acompanhar como está o andamento do trabalho de cada membro da equipe.

Review: reunião de revisão da entrega com o cliente, quando é possível visualizar e mensurar sua produção.

Retrospective: reunião de retrospectiva e avaliação do que foi entregue para promover a melhoria contínua. 

Aplicando essas reuniões na rotina, você se sentirá sempre a par do que está acontecendo na empresa. Em contexto de trabalho remoto, as cerimônias do Scrum se fazem mais do que necessárias para promover a integração do time. Para realizar essas reuniões de forma on-line, você pode utilizar ferramentas de videoconferência como Zoom, Skype, Google Meet.

5. Seja transparente

Você já deve ter percebido que a transparência é um dos valores da cultura ágil. Ela é importante para o bom andamento de qualquer empresa, mas em tempos de pandemia e home office, torna-se essencial. Uma boa medida de transparência é aumentar a frequência de feedbacks, já que isso pode orientar e engajar ainda mais a equipe na realização das entregas.

Outra forma interessante de manter todos por dentro do que está sendo realizado é sempre alocar o trabalho em locais de armazenamento compartilhado. Assim, as produções ficam acessíveis para a visualização e colaboração de todos a qualquer momento. Algumas opções disponíveis no mercado para o armazenamento são: Google Drive, OneDrive, Dropbox.

6. Mantenha a comunicação

As conversas na mesa ou durante o cafezinho são bastante impactadas pelo trabalho remoto, por isso, é extremamente necessário que a empresa tenha um canal digital de comunicação. As Dailys não são suficientes para manter a comunicação de uma empresa, principalmente no caso dos membros que trabalham de forma conjunta em uma squad. Diversas soluções estão disponíveis hoje para estabelecer esse canal de comunicação, você pode optar por Telegram, WhatsApp, Slack.

7. Seja flexível

Finalmente, chegamos a um ponto que é crucial para a Gestão Ágil! Principalmente neste cenário de incertezas em que estamos inseridos, esteja disposto a alterar a rota de um projeto quando necessário. Dessa forma, você estará aberto ao aprendizado contínuo e, com certeza, mais preparado para enfrentar os obstáculos que podem surgir durante a execução do seu trabalho.

Nós ainda não sabemos quando acaba a quarentena, mas o importante é conquistar a capacidade de adaptação conforme o contexto que estamos vivendo. Estamos confiantes de que logo vamos superar este momento!

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